Hướng dẫn chi tiết kèm mẫu viết email bằng tiếng Anh trang trọng

Trong thời đại toàn cầu hóa và công nghệ phát triển, email đã dần trở thành một trong những phương tiện liên lạc và làm việc chính thống trong nước và ngoài nước. Do đó, soạn thảo một email tiếng Anh chuẩn mực, chuyên nghiệp trong công việc có vai trò rất quan trọng. Tuy nhiên, đây không phải là việc đơn giản. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết và mẫu viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp cho bạn tham khảo.

I. Hướng dẫn mẫu viết email bằng tiếng Anh

1. Format

Một email tiếng Anh bao gồm 3 phần chính:
1. Introduction (Giới thiệu): Greeting (Chào hỏi), Opening comment (Hỏi thăm)
2. Body: Reason (Lí do), Main point (Nội dung chính của mail)
3. Closing (Kết thúc thư)

Tùy theo từng mục đích mà trong các phần sẽ có nội dung cụ thể hơn.

2. Hướng dẫn chi tiết

Phần 1: Introduction (Mở đầu email)

Greetings

Nếu đã biết tên người nhận: ‘Dear Mr/Mrs/Ms‘ (họ của người nhận, e.g. Mr Heatherway)
Nếu chưa biết tên người nhận: ‘Dear Sir/Madam‘ hoặc ‘To whom it may concern’

*Lưu ý:
Nếu gửi email bằng CC, hãy viết theo hướng chào toàn bộ người được gửi. Hoặc, thêm tất cả tên của người nhận (Cả 2 cách)
Nếu gửi email bằng BCC, nên viết theo cách 2.

Opening comment

*Lưu ý: Lời thăm hỏi chỉ nên được sử dụng khi hai phía đã quen biết nhau trước đó, hoặc bạn đang hồi đáp lại email của bên kia.

Một bức thư hồi đáp nên bắt đầu bằng lời cảm ơn:

Thank you for contacting our company (Cảm ơn vì đã liên lạc tới công ty của chúng tôi)
Thank you for your prompt reply (Cảm ơn vì đã hồi đáp)
Thank you for getting back to me (Cảm ơn đã hồi đáp)

Phần 2: Body (Nội dung chính của email)

Không có công thức thông thường nào để viết phần này. Nó sẽ thay đổi tùy theo nội dung email.

*Lưu ý:
Nên chia nội dung thành các đoạn văn ngắn.
Tránh viết tắt (e.g. We are thay vì We’re) và dùng từ viết tắt/từ lóng trong email trang trọng.

Reason for writing/Replying (Lí do)

Bạn có thể giới thiệu ngắn gọn về bản thân và viết tiếp bằng:

I am writing with regard to… (lí do viết)
I am writing in connection with… (lí do)
I am writing in reference to…

Detail (Đi vào chi tiết)

#1: Đề cập đến các vấn đề đã trao đổi trước đó

I am writing in response to…
I am writing in reply to…
I am writing to thank you for…
As you started in your letter, … (Như khi bạn bắt đầu trong thư, …)
Regarding … / Concerning … / With regards to … (Về vấn đề… / Liên quan đến… / Liên quan với…)
As you told me,… (Như bạn đã nói với tôi…)
As you mentioned in the previous one,… (Như bạn đã đề cập trước đó…)
As I know what you wrote me,… (Như những gì bạn đã viết cho tôi…)

#2: Offering Help/Asking information (Gửi thông báo)

I am writing to let you know… (Tôi viết để báo với bạn rằng…)
I am delighted to tell you…/You will be pleased to know that … (tin tốt)
I regret to inform you that…/After careful consideration we have decided that… (tin xấu)

#3: Making for request/Asking for infomation (Khi muốn yêu cầu)

I would be grateful if … (Tôi sẽ biết ơn nếu…)
I wonder if you could … (Tôi tự hỏi nếu bạn có thể… )
I would be interested in having more details about … (Tôi mong muốn biết thêm chi tiết về việc…)
I would particularly like to know … (Tôi đăc biệt muốn biết…)
I would be interested in having more details about … (Tôi quan tấm đến việc có thêm chi tiết về việc…)
I would like to ask your help … (Tôi muốn nhờ sự giúp đỡ của bạn về…)

#4: Complain (Than phiền)

I writing to complain about/to express my dissatisfaction with … (Tôi muốn bày tỏ sự không hài lòng về…)
I regret to say that I was not completely satisfied with (Phải nói thật rằng tôi không thật sự hài lòng…)
I would like to receive a full refund for… (Tôi muốn được hoàn tiền/bồi hoàn về…)

#5: Đề cập đến tài liệu đính kèm (nếu có)

Please find attached… (Xin lưu ý đến….đã được đính kèm trong email)
Attached you will find… (Bạn sẽ tìm thấy…được đính kèm trong email này)
Can you please sign and return the attached contract by [time]? ( Bạn có thể vui lòng thể ký và gửi lại hợp đồng đính kèm dưới đây vào ….. được không?)

Call to action (Lời kêu gọi hành động)

I look forward to hearing from you soon (Rất mong nghe tin từ bạn)
Thank you in advance (Chân thành cảm ơn….)
For further information, please do not hesitate to contact me (Nếu muốn biết thêm thông tin chi tiết, hãy liên hệ…)
Please let me know if you have any questions (Hãy nhắn lại nếu bạn có thắc mắc/câu hỏi nào….)
Thanks for your attention (Cảm ơn vì bạn đã quan tâm….)

Phần 3: Closing (Kết thúc email)

Một vài cách phổ biến để kết thúc email thể hiện sự lịch sự:

Best regards, (Trân trọng)
Kind regards, (Trân trọng)
Yours faithfully, (nếu bạn bắt đầu bằng ‘Dear Sir/Madam’ )
Yours sincerely, (nếu bạn bắt đầu bằng ‘Dear Mr/Mrs/Ms + họ’)
Regards, (Trân trọng)

II. Mẫu email tiếng Anh

Hãy cùng áp dụng những gì ta vừa học vào thực hành nhé.

1. Mẫu email thông báo thay đổi thời gian giao hàng bằng tiếng Anh

2. Mẫu email trả lời tuyển dụng bằng tiếng Anh

3. Mẫu email tiếp thị/giới thiệu sản phẩm bằng tiếng Anh

email tiếp thị sản phẩm catalogue bằng tiếng anh

III. Lưu ý quan trọng khi sử dụng mẫu viết email bằng tiếng Anh

Nhiều nước phương Tây có văn hóa riêng trong việc viết và trả lời email. Do đó, dù trong lĩnh vực học tập hay công việc, khi gửi mail cho thầy/cô người nước ngoài hay đối tác nước ngoài, bạn cần rất khéo léo trong việc này.

Đừng “nghĩ gì viết đó”. Hãy lưu ý những quy tắc sau để tránh mắc phải những sai lầm, khiến bạn “mất điểm” với người nhận ngay từ lúc gửi email nhé.

1. Đảm bảo đầy đủ các thông tin cơ bản

Subject line (Tiêu đề mail)

Tiêu đề mail là phần thông tin đầu tiên mà người nhận email nhìn thấy, và nếu nó được viết sai hoặc không rõ ràng, nó có thể bị xóa trước khi được mở!

Một email trang trọng bắt buộc phải có tiêu đề mail tương ứng.

Thông thường, nhiều nơi sẽ có format (mẫu) cho subject line sẵn cho bạn như:

[Your name]_Application for HR Position (email xin việc vị trí tuyển dụng)

Tuy nhiên nếu không yêu cầu, bạn chỉ cần chú ý viết một tiêu đề rõ ràng và chính xác, ngay từ đầu, chỉ ra nội dung hoặc lý do để viết bằng 2-3 từ.

Recipient (Người nhận)

Nếu gửi qua hệ thống Gmail (email của Google), bạn cần chú ý đến CC và BCC.

Khi bạn muốn gửi email cho nhiều người cùng lúc, CC và BCC là tính năng đắc lực trợ giúp cho bạn.

Cả CC và BCC đều được hiểu là các bản sao của email chính, dùng để gửi đến nhiều người. Tuy nhiên hai tính năng này lại khác nhau ở danh sách người nhận.

Đối với CC, những người trong danh sách nhận có thể nhìn thấy địa chỉ email của nhau. (ví dụ: khi sếp bạn muốn biết bạn làm việc với đối tác như thế nào).

Còn với BCC thì ngược lại, không ai trong danh sách người nhận biết được email này được gửi đến những ai.

Signature (Chữ ký)

Đảm bảo đặt email của bạn kết thúc với tất cả thông tin quan trọng về bạn, bao gồm:

tên và họ
chức danh công việc
chi tiết liên quan về công ty của bạn (tên, địa chỉ ..) (nếu có)
liên kết đến trang web của công ty (nếu có)

2. Viết ngắn gọn, súc tích

Hãy diễn đạt ngắn gọn! Chọn những câu ngắn và cấu trúc đơn giản.

Đảm bảo bạn chia văn bản thành hai hoặc ba đoạn – điều này cho phép người nhận mail nhanh chóng nhìn thấy các điểm chính.

Courtesy formula (Công thức lịch sự)
Khi bạn viết email bằng tiếng Anh, bạn không chỉ sử dụng một ngôn ngữ khác mà bạn còn đang bước vào một nền văn hóa khác với những thói quen khác. Người phương Tây nói chung rất chú trọng đến việc thể hiện lịch sự (e.g. Dear Mr, Ms ) và lòng biết ơn (e.g. Best regards,).

3. Đừng quên rà soát email trước khi gửi

Đừng bao giờ gửi email bằng tiếng Anh mà không soát lại.

Một email còn lỗi ngữ pháp hoặc lỗi đánh máy thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp và bất cẩn của người viết. Khi dùng tiếng Anh – một ngôn ngữ không phải tiếng mẹ đẻ, bạn càng dễ mắc những lỗi này.

Do đó, hãy kiểm tra thật kĩ. Bạn có thể cài thêm phần mềm check Ngữ pháp tiếng Anh để đảm bảo một email chỉn chu nhất.

Trên đây là 50 mẫu câu thông dụng giúp bạn biết cách sử dụng mẫu viết email bằng tiếng Anh cho nhiều mục đích. Các bạn hãy luyện tập và trau dồi thêm bằng cách luyện tập nhé.

Để có thể đạt được mục tiêu band điểm IELTS của mình, bạn có thể đăng ký kiểm tra trình độ và nhận lộ trình ôn luyện IELTS hoàn toàn miễn phí nhé. The IELTS Workshop chúc bạn luôn học tập tốt!